Quel est le rôle d'un cahier des charges pour la création d’un site Internet ?

Chaque projet de création d’un site Internet doit commencer par des spécifications.

La rédaction d’un cahier des charges détaillé vous aidera à réussir votre projet de création de site Internet. En décrivant vos objectifs, vos attentes, les éventuelles contraintes de délai ou de budget et les spécificités liées à votre activité, ce document vous permettra de mieux délimiter votre projet et aidera votre prestataire dans la création d’un devis plus précis.

Vous planifiez la réalisation d’un nouveau site Internet ?

Vous souhaitez sélectionner le meilleur prestataire pour votre projet ?
Vous voulez savoir combien de temps sera nécessaire pour créer et lancer ce projet ?
Vous voulez éviter des surprises coûteuses en cours de route ?

Lisez notre guide pour vous aider à rédiger un cahier des charges pour la réalisation de votre site Internet afin de démarrer le projet dans les meilleures conditions possible.
Un cahier des charges approfondi et ciblé assurera le bon déroulement de votre projet Web et, plus important encore, vous donnera les meilleures chances de réaliser un site Internet qui réponde aux objectifs de vos visiteurs et aux besoins de votre activité.

Dans ce guide, nous décrirons les principaux éléments d’un cahier des charges efficace et les raisons pour lesquelles ils sont importants.

Qu’est-ce qu’un cahier des charges ?

Un cahier des charges est un document qui énonce les objectifs et les stratégies du projet Web. Il doit définir les contraintes, telles que le budget, les délais ou les contraintes techniques. Il peut également inclure les détails du projet tels que l’équipe impliquée (freelances, agence web, e-partenaires), et les différents interlocuteurs.

Que faut-il inclure dans un cahier des charges de site Internet ?

Chaque cahier des charges de création de site Internet sera différent. Par exemple, un projet peut inclure à la fois le design et le développement, tandis qu’un autre projet peut être un développement uniquement, sur la base d’une charte graphique et d’un design déjà prêt.

Cependant, certaines sections de ce document seront communes à la plupart des projets de site Internet.

Voici une liste de certaines de ces sections communes, avec des descriptions et des exemples. Vous pouvez choisir les sections à inclure pour votre projet ou même ajouter des sections qui ne sont pas répertoriées ici.

D’une manière générale, tout ce qui est pertinent pour votre projet de site Internet et qui doit être communiqué doit être inclus dans votre cahier des charges de site Internet.

Expliquez brièvement ce que fait votre organisation, afin de fournir le contexte du projet.
Les informations utiles comprennent :

• À propos de votre organisation - bref historique de l’entreprise.
• Taille de l'entreprise - nombre d’employés, chiffre d’affaires, etc.
• Produits / Services clés
• Réalisations majeures

Cette section du cahier des charges devrait donner un aperçu de base du projet, de votre activité ou de votre entreprise.

Cette partie pourrait aussi inclure :

• Quel problème essayez-vous de résoudre ?
  Pourquoi le projet est-il nécessaire ?

• Le périmètre du projet
  S’agit-il d’une refonte de quelques pages, d’une refonte complète du site Web ou d’un nouveau site Internet ?

• Le marché cible
  Vue d’ensemble de l'audience pour ce site Internet.

Qui est la concurrence ?

Analyser la compétition remplit trois fonctions :

• Étudier ce qu’offre le site Internet des sociétés qui vendent aussi vos produits ou services, les fonctionnalités utilisées, le ton employé dans la communication pour transmettre le message…
• Trouver des opportunités pour améliorer ce que le marché offre déjà.
• S’assurer que votre site Internet propose quelque chose de différent de ce qu’offre déjà la concurrence.

En répertoriant dans une liste les décideurs impliqués dans le projet, il est utile d’inclure des titres de poste / rôles pour le projet et les coordonnées pour faciliter la communication.

Le responsable du projet doit être mis en évidence ici.

Par exemple :

• Michel Durand - Fondateur - [email protected]
• Cécile Martin - Marketing - [email protected]

Dans votre cahier des charges de site Internet, décrivez brièvement les objectifs du site Internet. Cela donnera aux prestataires une idée de ce que vous essayez d’obtenir avec votre projet, afin de leur permettre de suggérer les solutions les plus appropriées.

• Pourquoi avez-vous besoin d’un site Internet ?
• Quels résultats voulez-vous atteindre ? Sont-ils mesurables ?
• Y a-t-il des problèmes avec le site existant ?
• Quelles sont les motivations de ce changement ?

Expliquer vos objectifs vous aidera à définir la suite du cahier des charges.

Définissez au moins un objectif que le site Internet devrait vous aider à atteindre.

Par exemple :

• Augmenter les ventes en ligne
• Augmenter le nombre de demandes téléphoniques
• Augmenter le nombre de demandes via le site Internet (prise de rendez-vous, demande d’estimations…)

Lorsque vous essayez de les quantifier, plutôt que de comparer vos performances à celles de vos compétiteurs, examinez ce que vous réalisez actuellement et proposez les améliorations que vous aimeriez voir.

• Hausse de 10% des demandes de vente mensuelles dans les 3 mois
• Diminution du taux de rebond de 15% d’ici le 1er janvier
• Augmenter les inscriptions à la newsletter de 25% d’ici mai
• 1.5k nouveaux abonnés Facebook ou Twitter d’ici un an

Les objectifs doivent être SMART, c’est-à-dire :

• Specific (français : spécifique)

  Détaillez ce que vous souhaitez accomplir (quoi, qui, où, quand, comment, combien, pourquoi)

• Measurable (français : mesurable)

  Définissez comment vous allez évaluer le succès de cet objectif ?

• Actionnable (français : actionnable)

  Le résultat pourrait-il être utilisé pour améliorer les performances de votre activité ou de votre entreprise ?

• Relevant (français : pertinent)

  L’information peut-elle être appliquée au problème (ou l’opportunité) rencontré ?

• Time-bound (français : limité dans le temps)

  Fixez une date d’échéance pour atteindre cet objectif.

Vous pouvez également inclure dans votre cahier des charges de site Internet des objectifs secondaires, par exemple : attirer l’attention des médias, être reconnu comme un leader / un expert dans votre domaine ou réduire les taches d’administration associées aux nouvelles taches d’administration associées aux nouvelles demandes (exemple : un formulaire en ligne pour la prise de rendez-vous).

Prenez donc aussi note de ces objectifs lors de la rédaction de votre cahier des charges de site Internet pour la création ou la refonte d'un site Internet.

Vous devez maintenant identifier l’audience pour votre futur site Internet : les consommateurs/clients cibles que vous devez solliciter pour atteindre vos objectifs.

C'est un point important qu'il ne faudra pas négliger lors de la création de votre cahier des charges de site Internet. En effet, par le choix des fonctionnalités à inclure, la technologie, le style du design et le ton employé dans le contenu le succès de votre projet Web dépendra directement de la connaissance qu'auront vos prestataires de votre clientèle cible.

Ceux-ci pourraient être :

• Clients potentiels ou clients existants / clients connus
• Membres de la presse
• Employés potentiels (si vous recrutez)

La liste ci-dessus est une liste très générale. Vous pouvez donc trouver des moyens plus spécifiques de définir votre audience.

En d’autres termes, quel engagement attendez-vous de la part de vos visiteurs.

Essayez-vous de les persuader à :

• Acheter quelque chose ? Un service ? Un produit ?
• S’inscrire pour quelque chose ? Votre newsletter ?
• Se renseigner sur quelque chose ? Un domaine dans lequel vous êtes expert ?

C’est cet engagement qui vous permettra d’atteindre les objectifs définis au début de ce guide, et c’est autour de cette action que votre prestataire va concevoir la mise en page et la navigation du site Internet.

Une fois que vous avez défini votre audience cible, le principal élément à prendre en compte est leur engagement sur votre site Internet.

Ce qu’ils veulent pouvoir faire sur votre site et ce que vous souhaitez qu’ils fassent sur votre site Internet (il peut s’agir des mêmes choses, mais cela pourrait aussi être différent - par exemple, leur objectif peut être de lire un article de blog (Comment créer un Blog ?), mais vous voudrez peut-être aussi les inciter à s’inscrire à votre newsletter).

Bien que chaque prestataire (agence Web, Freelance et e-partenaire) puisse avoir chacun leur approche pour la conception d’un site Internet, certaines phases restent nécessaires à la réussite de chaque projet web.

À Cocorico Web, lorsque nous estimons le temps pour un projet de site Internet pour un client nous découpons le processus de la réalisation d’un site en 4 étapes : Notre approche.

• Étape 1 : la définition du projet
• Étape 2 : la conception
• Étape 3 : le développement
• Étape 4: la mise en ligne

Si ce projet fait partie d’un projet plus étendu ou si d’autres phases suivent, il est utile de les répertorier pour donner une indication de la place de ce projet dans le tableau plus général.

Par exemple :

• Phase 1

  Site vitrine : pour présenter votre activité/votre entreprise - Projet en cours.

• Phase 2

  Optimisation du site Internet : pour la génération de leads et le marketing de base.

• Phase 3

  Stratégie SEO : pour atteindre les sommets des moteurs de recherche.

Dans un cahier des charges de site Web, la section : architecture de l’information ou structure du site, est composée de différentes parties et dépend de la complexité et de la taille et du contenu de votre site Internet.

Il est probable que cette structure changera au stade de la conception, mais il est utile d’avoir un point de départ qui définit clairement l’architecture de l’information de votre site du site Internet.

L’objectif principal est d’essayer de s’assurer que rien n’est oublié sur ce qui doit être présent dans votre site Web.

Plan du site

Dans un cahier des charges d'un site Internet, celui-ci est généralement fourni sous forme de diagramme qui présente la structure hiérarchique des pages du site Web (voir ci-dessous). Il peut également inclure le “modèle de page” à utiliser pour chaque page et type de contenu.

Il existe d’excellents outils disponibles pour créer des sitemaps (plans de site). Nous aimons travailler avec Lucidchart.

Types de contenu

Un site Internet peut contenir plusieurs types de contenu distincts. Il y aura généralement des pages et des articles. Une page est un contenu intemporel, par exemple, « À propos de nous », alors qu’un article est chronologique, par exemple, un article d’actualité ou un article de blog.

Voici d’autres exemples courants de types de contenu :

• Nos produits / nos services
• Nos tarifs
• Les témoignages clients

Les informations pour le type de contenu

Pour chaque type de contenu, les informations associées à ce type doivent être répertoriées. Par exemple, s’il existait un type de contenu “Personne” pour la page « À propos de nous », les données suivantes pourraient être requises :

• Prénom
• Nom de famille
• Position
• Biographie
• Adresse e-mail
• Numéro de téléphone

Classification (taxinomie)

Un schéma de classification du contenu de votre site Internet permet de définir des catégories spécifiques à certains types de contenu.

Ainsi, si vous avez un site Internet de recettes, vous voudrez peut-être une taxonomie de « repas » où les termes de classifications seraient « petit déjeuner », « déjeuner », « dîner », « encas », « dessert », etc. une taxonomie de « cuisine », avec des termes tels que « japonais », « asiatique », « français », etc.

Sur un blog, les deux classifications les plus courantes sont les catégories et les balises (tags).

Il existe deux principaux types de taxonomie :

• Hiérarchique - ex. « Catégories »
• Non hiérarchique - ex. « Mots clés »

Un autre exemple pourrait être une taxonomie « Industrie », que vous pourriez affecter aux types de contenu « Blog », « Client », « Étude de cas » et « Services ».

Modèles de page

Un modèle de page est une présentation spécifique de l’information. L’apparence de votre page « Accueil » sera probablement différente de celle de votre page « Contact ».

En fonction de vos objectifs et de votre budget, votre prestataire pourra vous proposer des templates ou des modèles de page sur mesure.

Voici quelques exemples de modèles de page courants :

• Accueil
• Article de blog
• Notre équipe
• Archives d’articles de blog - répertorie les derniers articles du site dans l’ordre chronologique inverse
• Contact - peut avoir une carte et un formulaire

En fonction de vos objectifs, de votre budget ou du choix des prestataires qui interviendront sur le projet, l'ajout de cette section à un cahier des charges de site Internet dépendra de l’existence d’une charte graphique ou non, ou si la création d’une identité visuelle fait partie du périmètre du projet Web.

Le design existe déjà ?

Si le travail de design est déjà terminé pour votre projet de site Internet, vous pouvez le référencer dans cette partie de votre cahier des charges. Il existe de nombreuses façons de fournir votre design à votre prestataire afin de l’intégrer à votre site Internet, par exemple :

• Fichiers Illustrator ou Photoshop
• PDF (annotés si possible)
• Fichiers d’esquisse

Lors de la création de votre cahier des charges, il est important d'inclure votre charte graphique, ou un guide de style (style guidelines) avec les annotations pour des informations telles que :

• Les couleurs
• La typographie
• L’état au survol de certains éléments
• Le système de grille utilisé
• L’espacement

Design responsive

Les sites Web d’aujourd’hui sont visionnés sur un large éventail d’appareils et l’affichage varie selon les tailles d’écrans. Il est important de prendre en compte l’apparence de votre site sur ces différents supports, en particulier sur les petits écrans tels que les smartphones.

Les designs mobiles (et éventuellement les designs pour les formats de tablette) doivent être fournis avec les designs d’ordinateur de bureaux habituels.

Le design dans le cadre du projet

Si la conception visuelle fait partie du projet, vous devrez ajouter à votre cahier des charges de site Internet des conseils destinés à votre prestataire sur les contraintes et la direction souhaitée pour l’apparence de votre site Internet.

Par exemple, si votre organisation a une charte graphique à respecter, elles doivent être incluses ici.

Chaque designer aura son propre processus, mais cela peut aider de fournir :

• La charte graphique, telle que les couleurs, les polices, le logo et les autres graphiques
• Vos brochures, votre carte de visite et tout autre matériel déjà réalisé
• L’analyse de la concurrence - ce que vous aimez et ce que vous n’aimez pas dans le design de leurs sites Internet

Il est aussi utile d'inclure à votre cahier des charge une liste de sites Internet que vous aimez et que vous n’aimez pas, en dehors de la compétition, pour guider votre prestataire dans la conception graphique de votre site Internet. Cela fournira un point de départ à partir duquel vous pourrez travailler avec le designer pour concevoir un site Web personnalisé.

Dans un cahier des charges de site Internet les fonctionnalités peuvent concerner des parties spécifiques du site Web nécessitant des explications supplémentaires.
Par exemple, si vous avez une page d’inscription, quels champs sont obligatoires ? Qu’advient-il d’une entrée sur un formulaire de contact ?

En d’autres termes, que devrait faire votre site Internet ?

De nombreux sites Internet nécessitent des intégrations avec des API tierces. Si tel est le cas, ces intégrations doivent être décrites en termes de fonctionnement et d’informations supplémentaires nécessaires.

Voici quelques exemples de fonctionnalités que vous voudrez peut-être mentionner dans le cahier des charges de votre site Internet, en fonction de votre projet.

• Fonctionnalité multilingue
• SSL - est-ce requis et comment doit-il être implémenté
• Rôles, permissions, et capacité de l’utilisateur - Plus d’un type de rôle d’utilisateur pour lequel les utilisateurs peuvent avoir des autorisations différentes (contributeur, auteur, administrateur)
• Outil d’analyse et de suivi du site Internet
• Pour la recherche
• Exigences de performance.

S’il s’agit d’un site vitrine, la plupart des pages seront “statiques” exception faite des pages de contact qui ont des formulaires interactifs.

S’il s’agit d’un site de commerce électronique, indiquez toutes les exigences relatives à votre boutique en ligne, à la liste de produits, aux pages de recherche et de détail du produit.

Enfin, s’il s’agit d’une plateforme, qui permet par exemple aux clients de personnaliser leurs espaces personnels, des informations à ce sujet devront être incluses.

Qu’il s’agisse d’un site e-commerce, ou d’une plateforme, pensez à insérer ici une liste détaillée de ce que chaque utilisateur devrait être capable de faire.

Les « user stories » sont un bon moyen de décrire les actions qu’un visiteur devrait pouvoir effectuer sur le site.

Voici un exemple :

• Je veux ajouter des articles à mon panier
• Je peux donc les acheter plus tard

En tant qu’administrateur :

• Je veux changer le statut des commandes
• Je peux donc marquer les articles comme expédiés

Créez des « user stories » pour chaque type d’utilisateur de votre site, notamment si vous disposez de fonctionnalités inhabituelles.

À ce stade, vous devez également mentionner dans votre cahier des charges vos préférences techniques (si vous en avez) pour le site Internet.

Par exemple, le CMS ou l’hébergement Web à utiliser, les méthodes de paiement que vous souhaitez utiliser, et si votre site Internet doit s’intégrer à d’autres systèmes (un outil pour d’emailing, une plateforme de gestion de la relation client…).

Les sites Internet peuvent être consultés sur un large éventail d’appareils et de navigateurs. Il est important pour vos prestataires de savoir quels navigateurs et appareils doivent être pris en charge, car leurs exigences techniques peuvent varier.

En particulier, si vous avez besoin de la prise en charge d’anciens navigateurs (généralement Internet Explorer), cela peut augmenter le coût global du projet.

Cette section doit décrire les navigateurs et les appareils sur lesquels le site doit être testé. De nombreuses fonctionnalités nécessitent d’être testées sur la dernière version des navigateurs les plus courants (Chrome, Firefox, Safari, Edge), puis de tester le fonctionnement sur une ou deux versions d’Internet Explorer, par exemple : IE 10 et 11).

Différents types d’appareils offrent différentes versions de navigateurs : téléphone mobile, tablette, ordinateur.
Voici les plus populaires :

• Google Chrome, Chromium, Chrome Mobile
• Apple Safari, Safari Mobile
• Microsoft Internet Explorer, Microsoft Edge
• Android Browser (mobile)
• Mozilla Firefox, Firefox Mobile
• Opera, Opera Mini

Si vous avez déjà des données de navigateur et de périphérique issues de l’analyse d’un site actuel, il est utile de l’inclure ici dans le cahier des charges de votre site Internet. Comme vous pouvez le voir sur l’image ci-dessus, Internet Explorer a une faible utilisation (2,03%), ce qui pourrait influencer le niveau de prise en charge de ce navigateur.

Cette section du cahier des charges devrait décrire les besoins pour l’hébergement de votre site Internet. Si vous avez déjà un hébergeur que vous souhaitez utiliser, donnez des détails sur la plateforme ici.

Pour les sites WordPress, les besoins en hébergement peuvent être trouvés ici : https://codex.wordpress.org/fr:Template:- fr:Exigences_serveur À Cocorico Web nous proposons toujours une estimation ou nous prenons en charge la première année de l’hébergement ainsi que la réservation du nom de domaine. Mais il arrive que certains clients préfèrent s’occuper de cette partie et nous fournir les accès lors de l’étape de mise en ligne de leur site Internet.

Les sites Internet doivent être mis à jour, maintenus et améliorés au fil du temps.

Si vous utilisez une plateforme telle que WordPress, le code se détériorera rapidement si il n’est pas régulièrement mise à jour. Cela peut entraîner des problèmes de performances, de compatibilité et de sécurité.

Dans votre cahier des charges, décrivez toutes les exigences de maintenance et de support que vous souhaitez pour votre site Internet

Par exemple :

• Mises à jour de WordPress et des plugins
• Mise à jour des thèmes installés
• Blocage des tentatives d’intrusion
• Vérification des liens cassés
• Sauvegarde mensuelle de votre base de données

L’un des problèmes les plus courants rencontrés dans les projets de création de site Internet reste la communication. L’exemple classique est la répartition des tâches entre vous et votre prestataire.

Pour l’ajout de contenu par exemple, vous pourrez (à juste titre) supposer que le prestataire ajoutera tout le contenu avant de mettre en ligne votre site Internet. Cependant, ce n’est souvent pas le cas, et certaines agences livrent des sites Internet vierges de tout contenu, laissant au client le soin d’inclure son contenu : texte, images, illustrations…

Le document de cahier des charges de votre site Internet doit inclure tout ce qui est nécessaire pour mener à bien ce projet.

Certains points à prendre en compte incluent :

• L’ajout de contenu
• Les options de personnalisation du design et de la mise en page
• La migration et le transfert du site pour la mise en ligne
• La maintenance
• L’optimisation SEO (référencement naturel)
• L’hébergement

De nombreux projets, en particulier s’ils utilisent une approche à « prix fixe », auront les différentes étapes indiquées directement sur le cahier des charges. Ce sont des phases définies du projet où vous travaillerez sur différents aspects du site.

Souvent, ajouter au cahier des charges d'un site Internet, un calendrier de projet est une bonne idée, car cela peut aider à garder le développement du site Web sur la bonne voie.

Voici quelques exemples d’échéances de projets Web typiques :

• Wireframes
• Charte graphique et design
• Développement (Front-end et Back-end)
• Tests
• Mise en ligne

Même si vous n’avez pas défini un calendrier pour le projet, il est toujours important d’avoir une idée du temps nécessaire à la réalisation de votre site Internet, en particulier s’il existe une date d’échéance, liée à votre activité ou à un événement. Ajoutez toutes les dates connues au cahier des charges du site Internet.

Cela va sans dire, rendez-les raisonnables !

Les projets de création d’un site Internet peuvent durer de six semaines à six mois, en fonction de la taille du projet, des fonctionnalités requises, des besoins en matière de design, mais aussi en fonction du type de prestataire choisi : Agence Web, Freelance, E-partenaire (Cocorico Web).

Habituellement, une solution à court terme peut être mise à disposition si vous n’avez rien en ligne pour le moment. Une page d’inscription est un bon moyen de collecter des adresses e-mail avant de lancer votre nouveau site Internet.

Depuis le formulaire de contact de notre site Cocociroweb.com, beaucoup de nos visiteurs ne souhaitent pas divulguer leur budget quand ils nous contactent pour une demande de devis.

Cependant, si nous connaissons vos objectifs et votre budget, nous pourrons vous proposer la meilleure solution.

Si votre budget est limité, nous réfléchirons à ce que l’on peut en faire. Soit nous pouvons choisir une technologie spécifique dont l’installation est moins chère, soit nous pouvons suggérer une approche progressive, et envisager une approche Agile du développement dans laquelle davantage de fonctionnalités pourront être ajoutées ultérieurement.

Soyez réaliste et gardez à l’esprit que si vous avez un budget limité, vous devrez faire des compromis sur certaines spécifications du site.

Le budget requis pour le projet doit être clairement indiqué dans cette section du cahier des charges. Souvent, une répartition du budget peut être donnée dans cette partie du document pour les différentes étapes de réalisation du site Internet, si cela est approprié.

Cette section peut également inclure des informations sur le modèle de chiffrage préféré. Par exemple : prix fixe, prix variable, durée, ou coût jour/homme.

Un cahier des charges détaillé de site Internet peut faire la différence entre le succès et l’échec d’un projet de création de site Internet. Cela vous aidera à communiquer vos objectifs et vos exigences à toutes les équipes ( internes ou externes) impliquées dans le projet.

Cela vaut toujours la peine de faire l’investissement initial pour bien faire les choses au départ, afin de vous éviter des problèmes plus tard.

Bonne chance avec votre projet Web !